Gestionar y planificar proyectos con Trello

El día a día de la gestión de proyectos SEO, la mayoría de las veces, implica un constante trabajo de gestión de tareas junto con el cliente y la mayoría de veces con los proveedores del mismo. Para gestionarlos, la mayoría optamos por el mail, seguramente porque creemos que es más cómodo y práctico, porque lo dominamos, lo conocemos y siempre lo tenemos a mano, pero no nos damos cuenta que muchas veces esto nos supone un problema.

Tengamos en cuenta que al día recibimos muchos correos y de más de un cliente, eso hace que la bandejas de entradas siempre estén llenas y probablemente algún mail se pierda entre las cadenas de mails. Además, si trabajamos no solo con el cliente, sino con los proveedores externos que tiene (desarrolladores, copys, agencias…), los correos no solo se dirigen al cliente sino que además hay una listado de personas que se deben añadir para que todos estén al corriente y reciban la información, y es frecuente que en algún momento de la cadena, alguien desaparezca de ese listado de correos.

¿Cómo podemos mejorar la gestión de los correos con los clientes?

En las cadenas de mails que se generan con el cliente, se suelen repartir tareas entre los diferentes remitentes, dar feedback, asignar tareas nuevas, repetir cambios, etc. Y el problema viene cuando una de las cosas que hemos contado antes ocurre, no ha llegado el correo, ha desaparecido entre la montaña de mails que recibimos cada día, nos han eliminado del listado de envío, etc.

¿Cómo podríamos mejorar estos problemas? Utilizando herramientas de planificación y gestión de tareas. Las herramientas de planificación, nos permiten crear tareas, asignarlas a un miembro del equipo, añadir comentarios, etiquetar a personas en los comentarios, adjuntar ficheros, planificarlas con fechas, etc. En función de la herramienta se pueden hacer más funciones, pero todas tienen las funcionalidades básicas que nos permitirán una buena organización.

¿Cómo empezar y cómo organizar las tareas?

Las cadenas de mails, no nos ayudan a tener una visibilidad de la cantidad de trabajo que hay, si alguien tiene una carga de trabajo importante que le impide llegar a tiempo, si alguna tarea se ha quedado olvidada, etc. En cambio, las herramientas de planificación si que nos permiten ver este tipo de problemas.

Para empezar a planificar, una herramienta básica, pero completa, gratuita y fácil de utilizar que recomendamos es Trello. Es un site, que nos permite crear un tablero kanban para organizar todas nuestras tareas ya sean de SEO o cualquier otro área.

El tablero kanban, seguro que lo has visto alguna vez, al menos el más básico, es una tabla con columnas y cada columna tiene un título, la básica suele tener: Pendiente, En proceso, Finalizadas, de esta manera, se organizan las tareas entre esas tres columnas, y así podemos ver el flujo de trabajo.

En nuestro caso, un kanban puede tener las columnas que a uno le vaya mejor para organizar los proyectos. Lo más normal es que cada kanban sea diferente para cada cliente, ya que cada proyecto tiene sus necesidades y quizá las tareas tiene que pasar por algún estado más, como por ejemplo En test, Pendiente cliente, Pendiente aprobación, etc. También depende de que perfiles están incluidos en la planificación, pero siempre tendrán unas columnas en común básicas.

Si estás empezando, te recomendamos que abras el Trello y crees un kanban nuevo. La tabla, debería tener como mínimo las siguientes columnas:

• Backlog: es la reserva de tareas, la columna donde están todas las taras que tenemos que realizar pero que están sin planificar.
• Planificadas: son las tareas que se han planificado para realizar durante esa semana o el periodo de tiempo que se haya establecido.
• En desarrollo: el listado de tareas que están en marcha en ese momento.
• Pendientes de revisión: esta columna es opcional, pero nos permite indicar que la tarea esta terminada pero que el cliente, la agencia o el proveedor la debe revisar, antes de darla como terminada.
• Finalizadas: aquí se acumula el listado de tareas finalizadas.

Una vez tengas creado el tablero, y añadidas todas las tareas pendientes del proyecto en la columna correspondiente, el siguiente paso será compartir el kanban con las personas que tengan que gestionar las tareas y tengan que moverlas de estado. ¿Verdad que de esta forma es más visual y práctico gestionar las tareas?

Con las tareas creadas, el siguiente paso será asignar las tareas a las personas a las que le corresponda dicha tareas, así si alguien escribe algún comentario o mueve la tarea recibirá una notificación.

Y te preguntarás, ¿Tengo que estar pendiente del Trello todo el día y tener siempre una pestaña del navegador abierta para ver si alguien a movido una tarea de estado o ha añadido un comentario?.

Aunque sería recomendable que cada día entraras a revisar el estado de las tareas, la respuesta es no. Te puedes configurar las notificaciones para recibir un correo cuando alguien hay movido una de tus fichas o te haya mencionado en un comentario.

Te invitamos a probarlo y a compartirlo con el cliente, pero es importante que se trabaje y que el tablero no quede en el olvido. Verás que de esta manera las cadenas de mails infinitas sobre tareas a realizar se van a reducir y será más fácil planificar el día a día.