Cómo impulsar la productividad en proyectos de marketing

Con el boom de internet las formas de consumo y comunicación han cambiado, haciendo que el marketing digital se convierta en un sector en constante crecimiento. Para mantener la competitividad ante el auge de agencias, consultoras, freelancers… La productividad es un concepto clave para estar en el top of mind de los clientes y potenciales clientes al demostrar una gestión eficiente de los recursos con un objetivo claro, lo que se traduce en un buen servicio y, por tanto, confianza y seguridad. Algo muy esencial ya que junto al auge de la demanda de servicios de marketing han surgido gurús y promesas vacías que abanderan el marketing como una solución mágica y no como la disciplina robusta y disciplinada que cualquier buena agencia de marketing o persona profesional sabe que conlleva. 

La productividad no trata únicamente de completar tareas en el menor tiempo posible, eso sería una definición bastante superflua de una idea que recoge muchas aristas con el fin de crear procesos de trabajo más eficientes sin rebajar la calidad de los resultados. Mejorar la productividad en marketing implica la implementación de estrategias efectivas, el uso adecuado de herramientas tecnológicas y la medición constante del rendimiento de los proyectos.

A lo largo de este artículo exploramos cómo impulsar la productividad en proyectos de marketing, tipos de herramientas que entran en juego y metodologías que se han situado como las más efectivas tanto para gestionar equipos como para planificar proyectos, y cómo han de medirse los resultados de manera adecuada.

¿Qué es la productividad en marketing?

Según la RAE la productividad es la relación entre lo que se produce y los medios que se emplean, como mano de obra, materiales, energía, etc. Un término directamente relacionado con la economía que relacionado con los proyectos de marketing entendemos que el fin último de cada proyecto es un beneficio económico. 

La productividad en marketing mide la eficiencia de un equipo para alcanzar los objetivos definidos utilizando los recursos disponibles de la mejor forma posible. Esto implica realizar más con menos, sin afectar la calidad del trabajo o los resultados finales. El éxito radica en la capacidad de reducir el tiempo invertido en tareas repetitivas, mejorar la organización del equipo y maximizar el impacto de cada acción ejecutada.

Estrategias para incrementar la productividad en proyectos de marketing

1. Automatización de tareas

La automatización permite a los equipos de marketing centrarse en tareas estratégicas, eliminando las acciones repetitivas. Herramientas como Zapier, ActiveCampaign y HubSpot facilitan la automatización de procesos como la segmentación de audiencias, la gestión de emails y el seguimiento de clientes potenciales.

Un estudio de McKinsey reveló que el 45% de las tareas laborales se pueden automatizar, lo que libera tiempo y recursos para tareas de mayor valor.

La automatización requiere un trabajo previo extra para parametrizar los requerimientos de las tareas, sin embargo una vez efectuada la configuración la eliminación de acciones repetitivas y manuales lleva consigo una reducción del tiempo de trabajo, dejando espacio para tareas que necesitan una atención humana y son de mayor relevancia. 

2. Gestión eficiente del tiempo

Una de las claves para mejorar la productividad es la gestión eficiente del tiempo. Por ejemplo, implementar la estrategia de time blocking es una excelente forma de organizar las tareas asignando bloques de tiempo específicos para cada una, lo que ayuda a mantener el enfoque y evitar distracciones. Lo primero será tener una lista de tareas ordenadas por importancia y urgencia para luego guardar bloques de tiempo en el calendario y planificar en qué momento vamos a realizar cada una. 

Otra forma de tener control sobre el tiempo es entendiendo donde perdemos la mayor parte de él. Se ha demostrado que en el ámbito empresarial las reuniones agrupan un gran porcentaje del tiempo de los trabajadores y no solucionan problemas o ayudan a mejorar la productividad. En este caso es importante clasificar las reuniones por tipología (estratégicas, operativas, creativas), reduciendo al mínimo las que no son esenciales. Además, cada reunión debe contar con metas claras, evitar la improvisación y tener una duración limitada para maximizar la eficiencia.

En resumidas cuentas, algunos consejos para una gestión eficiente del tiempo serían:

• Implementar time blocking para aumentar la concentración en tareas críticas.

• Reducir la duración de las reuniones y eliminar las innecesarias.

• Utilizar herramientas como Toggl o Clockify para monitorear y analizar el tiempo invertido en cada tarea.

3. Metodologías ágiles

Las metodologías ágiles son una serie de procesos que ayudan a los equipos de marketing a adaptarse rápidamente a los cambios y entregar resultados de manera más eficiente. Algunas de las metodologías ágiles que más se utilizan en la actualidad son:

• Scrum: Divide los proyectos en sprints, permitiendo revisar y ajustar el progreso cada pocas semanas. Esto favorece la rápida identificación de problemas y facilita la mejora continua.

• Kanban: Visualiza las tareas en un tablero, identificando qué está pendiente, en proceso y completado, mejorando la priorización.

• Lean: Centrada en eliminar el desperdicio, Lean busca maximizar el valor entregado al cliente reduciendo el uso innecesario de recursos.

Según el Content Marketing Institute, las empresas que aplican metodologías ágiles en marketing reportan un 25% más de eficiencia en la entrega de proyectos.

4. Centralización de la comunicación y tareas

La centralización de la comunicación y las tareas mediante softwares de gestión de proyectos contribuye a mejorar la organización y visibilidad del trabajo. Herramientas como Trello, Zoho Projects y Holded permiten gestionar proyectos, asignar tareas, monitorear el progreso en tiempo real y generar informes detallados sobre el desempeño del equipo y la consecución de objetivos.

Estos sistemas integran información clave que ayuda a tomar decisiones estratégicas basadas en datos, permitiendo identificar desviaciones, analizar la rentabilidad y reducir el tiempo perdido en tareas innecesarias. Además que fomentan una buena organización de equipo al contar con espacios compartidos y colaborativos donde trabajar tareas y tener comunicación dentro de las mismas. De tal modo que cada persona del equipo puede controlar sus tareas y cargas para planificar su tiempo, teniendo visibilidad total de los proyectos y acciones en curso. 

Es importante recalcar que para que una herramienta de gestión de proyectos funcione de manera eficiente dentro de un equipo, es fundamental que todos los miembros la utilicen de manera constante y disciplinada. Cada tarea debe asignarse con claridad, con fechas límite bien definidas, y actualizaciones regulares sobre su progreso. Es esencial que cada persona sea responsable de mantener actualizada la información sobre sus actividades, facilitando la visibilidad del proyecto a todo el equipo. La comunicación también debe centralizarse en la herramienta, evitando el uso excesivo de correos, chats o mensajes dispersos en diferentes plataformas. Además, se deben establecer pautas claras para la asignación de tareas, priorización y seguimiento, de modo que todos estén alineados y se minimicen las confusiones o retrasos. Una guía de uso siempre será una best practice para el buen funcionamiento de un equipo de trabajo. 

5. Delegación inteligente y definición clara de roles

Delegar adecuadamente es vital para mantener la productividad y es la base de la confianza en un equipo. Definir roles y responsabilidades claras para cada miembro del equipo desde el inicio del proyecto asegura que todas las personas involucradas comprendan su función, minimizando malentendidos y optimizando el tiempo de ejecución. Así como una buena organización para que cada parte funcione correctamente y ponga en marcha “el todo”. 

Si hay roles similares dentro de un mismo equipo, asignar tareas basadas en las fortalezas y habilidades de cada individuo también mejora la eficiencia del equipo. Además, contar con una delegación inteligente permite a los líderes concentrarse en la planificación estratégica mientras los miembros del equipo ejecutan las tareas más operativas.

Cómo medir la productividad en marketing

Cuando se habla de cómo medir la productividad y eficiencia de proyectos de marketing no estamos hablando de las KPIs que usamos para medir las acciones de las estrategias de marketing, aquellas que sirven para saber si con las acciones efectuadas estamos consiguiendo los objetivos estipulados para cada cliente. Medir la productividad significa evaluar la eficiencia del equipo en la ejecución de los proyectos. Se han podido alcanzar los resultados que el cliente esperaba, sin embargo el proyecto no ha sido productivo puesto que, por ejemplo, ha gastado más recursos de los que se estipulaban y con ello podemos tener un proyecto no rentable dentro de nuestra agencia, ha habido pérdidas económicas para el equipo de marketing, aunque el cliente ha tenido un buen rendimiento de su inversión. 

Áreas claves que medir

Teniendo claro todo lo anterior, podemos establecer una serie de métricas clave de productividad, las cuales se pueden desglosar de la siguiente manera:

1. Cumplimiento de plazos: Evaluar si el proyecto fue entregado dentro del tiempo establecido en la planificación.

2. Control de costos: Verificar si el proyecto se completó dentro del presupuesto asignado.

3. Entrega de resultados: Analizar si los entregables acordados fueron generados y si cumplieron con los objetivos planteados.

Si todas las métricas fueron positivas y cumplieron con lo estipulado al principio del proyecto, nos encontraríamos ante una gestión eficiente de un proyecto de marketing. 

Qué debemos medir

Se puede ir más al grano, desglosando todas las vertientes que entran en juego en un proyecto de marketing. A continuación aparece una lista con las más importantes: 

• Procesos: Identificar todos los procesos y tareas dentro del proyecto para medir su evolución.

• Rendimiento por tareas u objetivos: Cuantificar el estado actual de cada tarea y proceso, por ejemplo, el tiempo invertido o la cantidad de entregas en un período determinado.

• Costo de las tareas: Evaluar el costo económico de cada tarea y su relación con los resultados obtenidos.

• Estándar: Definir un estándar de comparación (tomar como referencia proyectos anteriores) basado en plazos, entregables y presupuesto, para evaluar el rendimiento real en función de lo planificado.

• Presupuesto: Utilizar herramientas como los diagramas de Gantt para controlar los plazos y el avance del proyecto, así como informes contables para verificar el uso del presupuesto.

• Planificación versus realidad: Evaluar las diferencias entre lo planificado y lo realmente ejecutado, ajustando estrategias en base a esta comparativa tras cierre del proyecto o al final de cada etapa.

Inteligencia artificial e impacto en la productividad de los proyectos de marketing

La inteligencia artificial (IA) está revolucionando la forma en que se gestionan los proyectos de marketing, contribuyendo significativamente a la mejora de la productividad. Algunas de las áreas clave donde la IA está teniendo un impacto directo incluyen:

• Análisis predictivo: Herramientas como Google Analytics o HubSpot utilizan algoritmos de IA para analizar datos y predecir comportamientos de los usuarios, lo que facilita la toma de decisiones más informadas.

• Automatización inteligente: La IA permite automatizar procesos más complejos, como la personalización de campañas o el seguimiento de clientes en tiempo real, lo que ahorra tiempo y mejora la precisión.

• Optimización de procesos: Herramientas de IA como Jasper optimizan procesos de creación de contenido, análisis de mercado y generación de informes, reduciendo significativamente el tiempo invertido en tareas manuales.

La inteligencia artificial ha entrado por la puerta grande al sector del marketing, habiendo detractores y defensores de esta nueva tecnología. La IA se ha colado en las tareas diarias de los departamentos de marketing, sin embargo no siempre se hace un uso inteligente de ella. Aunque es cierto que automatiza y da soporte en muchas tareas, la parte humana siempre debe tener el control y las decisiones finales. Si nos centramos en los proyectos de marketing, implementar esta tecnología puede ayudar a optimizar tiempos y reducir tareas, sin embargo, una buena productividad de un proyecto solo podrá darse tras entender muy bien cómo conseguir los objetivos marcados y cómo son las personas que son parte de nuestro equipo. Una adopción inteligente de la IA logrará mejores resultados en menos tiempo al colaborar en la continua optimización de procesos.