Hay muchos debates abiertos en las empresas online o híbridas sobre cómo realizar la gestión de proyectos online y si es necesario o no contar con un gestor de proyectos o, como suele denominarse, un Digital Project Manager. Valoración aparte sobre si es necesaria la figura o no (puesto que dependerá de muchos factores como el tipo organización), la figura del Project Manager aporta un valor añadido. Es el perfil que aúna a todos los stakeholders y mantiene una visión global del alcance del proyecto, con la finalidad de cumplir los objetivos de negocio.
Funciones del Project Manager
Antes de empezar, hay que entender que cada organización tiene unas necesidades concretas dependiendo de factores muy variados como puede ser su cultura de empresa o su manera de afrontar los proyectos. Así pues, estas funciones básicas del Project Manager pueden cumplirse o no dependiendo de cada estructura:
- Nexo de unión: El o la Project Manager (o PM) es el nexo de comunicación entre un cliente y la empresa que ejecuta/lidera el proyecto y/o el nexo comunicativo interdepartamental. Es el responsable de que la comunicación fluya sin obstáculos.
- Coordinar: Ligado al punto anterior, es sumamente importante que el PM sepa identificar y coordinar todos los stakeholders de un proyecto, sobre todo cuando en éste están implicados diferentes departamentos sin relación entre ellos.
- Liderar: Debe liderar al equipo responsable para alcanzar las metas u objetivos estratégicos que se han marcado. Este liderazgo no solo debe ser en base al control de presupuesto o calidad, sino también a nivel humano. El PM debe ser capaz de hacer partícipe y responsable a cada uno de sus miembros, motivarlos y acompañarlos para alcanzar la excelencia a nivel profesional.
- Planificar basándose en tiempo, recursos y presupuesto: El PM debe comprender el alcance del proyecto para, posteriormente, realizar una planificación realista en base a este, estableciendo qué y cuándo deben presentarse los entregables o cerrarse el proyecto.
Además, es esencial que el Project Manager pueda planificar según los recursos tanto humanos como económicos disponibles para equiparar las expectativas con la realidad y entregar un trabajo de calidad en el tiempo planificado.
Para la creación de esta planificación, el Project Manager puede recurrir a documentos previos creados al inicio del proyecto para poder refinar los objetivos como son el caso de negocio o el plan de gestión de beneficios. Dichos documentos se constituyen para estudiar tanto la viabilidad del proyecto como para establecer unos objetivos acordes con la visión estratégica de la organización que solicita el proyecto y, establecer así cómo medir el éxito del proyecto.
- Control/supervisión: El PM es, junto con el equipo, el responsable de garantizar que el proyecto llevado a cabo se presenta con el estándar de calidad esperado.
Debe controlar los recursos asignados al proyecto, así como los tiempos y el presupuesto que se va consumiendo.
Calidad es entregar un proyecto que cumple con los objetivos definidos en el plan de gestión de beneficios en el tiempo adecuado y bajo el presupuesto acordado.
¿Qué skills debe tener un Project Manager?
Para un Project Manager, pese que siempre es recomendable, no es indispensable poseer amplios conocimientos técnicos del área en el que se desarrolla el proyecto. Puesto que es un trabajo en equipo, los skills del Project Manager deben ser, en esencia, otros distintos a los de sus componentes de perfiles más técnicos.
La guía PMBOK (Project Management Book of Knowledge) define como esenciales habilidades interpersonales tales como:
- Capacidad de trabajo en equipo
- Capacidad de liderazgo
- Facilidad para la toma de decisiones
- Facilidad para comunicarse de una manera clara y asertiva
- Motivador e inspiracional
- Influencia (entiéndase cómo persona que posee la capacidad de influenciar positivamente a los demás)
- Facilitador. Debe ser capaz de ayudar en los momentos de crisis y proveedor de soluciones a lo largo de todo el ciclo de vida del proyecto.
- Gran capacidad de organización y meticulosidad
- Capacidad de gestión de riesgos
Por tanto, los skills de un PM deben ir más en la línea de un líder estratégico, que de un perfil técnico.
¿Quieres velar por el éxito de tus proyectos online? ¡Sí, posiblemente necesitarás contar con un Digital Project Manager!
