Planificación y desarrollo de un Proyecto Web exitoso

Llevo ya varios años planificando y desarrollando proyectos web en Seocom.Agency como Project Leader y una cosa que me llama mucho la atención es que siempre hay algo nuevo. Un requerimiento diferente, una funcionalidad distinta que no había necesitado antes y por qué negarlo, imprevistos que surgen durante el proyecto. 

Los imprevistos, como su nombre indica, son difícilmente planificables y son un reto a la hora de desarrollar eficazmente un proyecto web. Es por ello que en este artículo te doy las bases para que puedas hacerlo minimizando lo máximo posible esas sorpresas que todos queremos ahorrarnos.

Empecemos por el principio.

¿Cuál es el objetivo del proyecto web y cuál será su público objetivo?

Como en cualquier tipo de proyecto, antes de empezar es importante definir cuál es el objetivo de la web. ¿Se quiere vender, informar, utilizarla de catálogo…? Hay muchas opciones y es muy importante tener esto claro antes de continuar con cualquier otro paso.

Tras definir el objetivo, también es imprescindible tener identificado al público objetivo de la misma ¿los usuarios potenciales son jóvenes, adultos, tienen conocimiento de la temática que tratarás o son principiantes? Hazte siempre estas preguntas antes de iniciar el proyecto, ya que esto influirá en el diseño, contenido y funcionalidad del sitio.

¿Quién se encargará de la web una vez esté publicada?

Puede parecer poco relevante en este punto del proyecto, pero es muy importante tener claro quién se va a encargar del mantenimiento de la web una vez esté publicada. ¿Será una web viva y actualizada o estará solo disponible para consulta? ¿Habrá un responsable inhouse o se encargará la agencia de mantenerla actualizada? Indicar esto de antemano te ayudará a generar una documentación de mantenimiento desde la fase más inicial del proyecto, donde se especifique quién se encargará de las actualizaciones, mantenimiento, carga de contenido. La documentación deberá ser accesible para todas las personas que estén implicadas en el mantenimiento de la web. De esta forma se evitarán sustos, como por ejemplo que se rompa la web por falta de actualizaciones o fallas de seguridad.

Comunicación con los perfiles involucrados en el desarrollo de un proyecto web

Para asegurar una colaboración fluida y evitar cuellos de botella, es fundamental organizar a los miembros del equipo y establecer una comunicación clara.

Base de datos con contactos

Crea un documento único que contenga todos los datos de contacto de los integrantes del equipo y stakeholders, incluyendo:

• nombre
• teléfono
• email
• empresa 
• responsabilidad

Este documento debe ser accesible para todos y mantenerse actualizado para evitar confusiones. Es importante también destacar que, cuando hablo de un documento único, me refiero a que únicamente debe haber una versión del mismo, para evitar que los perfiles involucrados accedan por error a un documento desactualizado.

Espacio de trabajo colaborativo

Centraliza toda la documentación en un espacio compartido en la nube. Soluciones como las siguientes pueden resultarte de gran utilidad:

 

• Google Drive: super útil ya que permite almacenar y compartir documentos, carpetas, etc. con la opción de colaborar con varios usuarios al mismo tiempo.

• Microsoft OneDrive: también de gran utilidad, la solución está integrada con Microsoft Office y ofrece un espacio común para almacenar y editar documentos de forma colaborativa.
• Notion: una herramienta muy interesante para la gestión de proyectos, documentos y bases de datos, facilitando la colaboración en equipo y permitiendo crear un ecosistema altamente personalizado.

Lista de distribución

Usar una lista de distribución es una muy buena idea para mantener una comunicación fluida en un proyecto web, asegurando que todos los miembros del equipo reciban la información más relevante del proyecto.

Sirve como un canal donde compartir actualizaciones y mensajes importantes relacionados con el estado general del proyecto. Aun así, es importante reservar este canal de comunicación para temas esenciales, como decisiones estratégicas. Las tareas específicas y su seguimiento deben gestionarse a través de una herramienta de gestión de proyectos, como veremos a continuación, ya que hacerlo de otro modo provoca ruido a nivel informativo y que las comunicaciones importantes pasen desapercibidas. Esto ayuda a evitar la sobrecarga de información y mantiene la comunicación clara y efectiva. No te imaginas la de veces que algo importante se queda en un chat por haberlo mezclado con comentarios relacionados con tareas. Hay que evitar esto a toda costa.

Algunos ejemplos de herramientas para ello son: Google Chat, Microsoft Teams, Slack.

Herramientas de gestión de proyectos

He probado diversas herramientas de gestión de proyectos y aunque cada una tiene sus ventajas, lo que realmente marca la diferencia a la hora de elegir una u otra es cómo se integran en el flujo de trabajo del equipo. 

A continuación indico algunas de las que he probado y que ayudan a organizar y supervisar el progreso de los proyectos: Trello, Asana, Jira, Holded, Zoho o el mismo Notion de nuevo, permiten al equipo ver el avance de cada tarea, asignar responsabilidades y priorizar errores críticos. Esto no solo facilita el seguimiento del trabajo, sino que también asegura que los problemas se aborden rápidamente y de manera eficiente.

Además, al unificar las tareas en una sola plataforma, se minimizan las confusiones y se asegura que todos los miembros del equipo estén alineados en cuanto a las prioridades del proyecto.

Al utilizar estas herramientas, es muy importante asegurarse de que las tareas se actualicen de forma periódica con cambios en el status, comentarios, etc. De ese modo cualquier persona involucrada en el proyecto que necesite estar al tanto de una tarea podrá comprobar su estado fácilmente.

Documento de especificaciones/requerimientos del proyecto

El documento de especificaciones es como la Bíblia de cualquier proyecto web. Una de las cosas que he visto con todos los proyectos que hemos trabajado es que hay que dedicar tiempo a este documento. Tenerlo bien detallado puede ahorrar muchos dolores de cabeza más adelante. Todo lo que se haga debe estar reflejado aquí, y si no está, no se debería hacer.

En el documento, habría que incluir:

• Objetivos principales: ¿Qué es lo que queremos lograr con este proyecto? Ya sea aumentar las ventas, mejorar la visibilidad o simplemente crear una presencia en línea, tener claros los objetivos desde el principio nos guía en cada decisión que tomamos.

• Público objetivo: Hay que definir desde el inicio a quién nos dirigimos ¿Estamos haciendo una web para expertos o para principiantes? ¿Es un público joven o adulto? Definir esto impacta directamente en cómo diseñaremos y estructuraremos la web.

• CMS (Sistema de gestión de contenidos): Hay que especificar el que utilizaremos, será WordPress, Shopify, Prestashop o un CMS a medida. Cada proyecto es diferente, y tendrá unas características diferentes.

• Servidor y Hosting: Dependiendo del proyecto, se decidirá si es mejor un servidor dedicado, virtual (VPS), o compartido. Esto afectará tanto al rendimiento como a la seguridad del sitio.

• Funcionalidades específicas: En este punto listamos las características que la web necesita, como un carrito de compras con pago por PayPal, un blog o un formulario de contacto. Hay que ser lo más específico posible aquí para que no haya sorpresas durante el desarrollo.

• Estructura del sitio: Se debe detallar cómo estará organizada la web: la home, las categorías, subcategorías, páginas de productos, página de contacto, About Us, etc. 

• Integraciones: ¿Vamos a conectar la web con Google Analytics, Google Search Console, Mailchimp o Google Ads? 

• Seguridad: Configuración de copias de seguridad automáticas, implementación de firewalls o autenticación de dos factores (2FA). Se indicarán las medidas necesarias para proteger el sitio y los datos de los usuarios.

Este documento es una referencia para todo el equipo. Debe estar redactado en un lenguaje comprensible y ser accesible en todo momento.

Calendario de plazos

Tras el documento de requerimientos debe ir el Calendario de implementaciones. Este calendario debe incluir fecha de inicio y de final.

Es importante que este calendario se haga con los equipos y que se añadan los diferentes deadlines de las tareas a realizar en paralelo. Como suele suceder que haya algún tipo de bloqueo o dificultad en alguna fase del proyecto, conviene agregar un porcentaje X de margen.

El calendario de plazos también debe contemplar e incluir dos puntos importantes, por una parte errores de testeo y por otro las tareas que se realizará a partir del día posterior a la publicación (mantenimientos, comprobaciones, etc.).

Elementos principales en el desarrollo de un proyecto web

En función de los requerimientos de cada sitio web pueden variar estos ejes. Teniendo en cuenta que estamos en Seocom.Agency y que se trata de una agencia de marketing digital 360º, contemplaremos diferentes pilares que no siempre se contemplan:

Diseño

El equipo de diseño es responsable de crear las propuestas visuales para la web, incluyendo la selección de colores, tipografía y estructura general (previo acuerdo con el equipo de Marketing o Comunicación). 

Una práctica que suele ser interesante es la de presentar dos propuestas diferentes para evaluar cuál funciona mejor. 

Este equipo plantea el diseño de las diferentes páginas de la web, así como de los recursos que se utilicen.

Maquetación

Los maquetadores son quienes traducen el diseño en código HTML y CSS, convirtiendo las propuestas visuales en una web navegable. Trabajan sobre una URL privada para asegurar que el diseño se refleje correctamente en el entorno web.

Programación

El equipo de programación gestiona las bases de datos (BBDD) y se encargan de integrar todas las funcionalidades necesarias, como formularios de contacto, sistemas de usuarios y procesos de compra en los e-commerce. Su objetivo es garantizar que todo funcione correctamente, realizando pruebas constantes para detectar y corregir cualquier error que pueda aparecer en el frontal de la web.

SEO

Los SEO se encargan de que la web esté optimizada y sea fácilmente accesible por los motores de búsqueda como Google. Esto incluye la optimización de los contenidos, de la estructura web/arquitectura, de los metadatos, la velocidad de carga así como de la estructura de URLs, entre otros muchos factores. Su labor es que Google (o cualquier otro buscador) sea capaz de encontrar tu sitio web y mostrárselo a tu público objetivo.

Analítica

El equipo de analítica es el que configura herramientas de medición como Google Analytics 4 para monitorear el rendimiento del sitio. La analítica proporciona datos valiosos que informan decisiones futuras sobre mejoras y optimizaciones.

Testeo de funcionalidades

Esta es una fase muy importante ya que es donde pueden aparecer errores donde parecía que todo estaba listo. Es necesario probar todas las funcionalidades de la web recién creada para asegurar que funcionen correctamente.

Es recomendable que este trabajo de testeo lo realicen por lo menos un par de personas y que puedan derivarse al perfil responsable para su posterior corrección. Siempre trabajando con nuestra plataforma de gestión de tareas del equipo, de esta manera quedarán bien claras las cosas que se deben arreglar, quién, cuándo, etc., y podremos hacer un seguimiento. Dentro de esta plataforma, debemos priorizar las tareas a realizar y los errores a solucionar indicando su importancia. Esto es importante ya que no hay que abordar las tareas por por orden de aparición, si no por prioridad.

Post subida

El día de la subida a producción de la web es uno de los momentos más importantes. Y debemos asumir que algo va a salir mal y tener un plan de contingencia preparado.

Hay que asegurar que todas las herramientas necesarias para hacer un seguimiento del rendimiento del sitio y detectar errores estén configuradas y operativas. De esta manera, cualquier problema que surja puede ser identificado y corregido de inmediato. La clave es haber anticipado posibles problemáticas y tener una capacidad de respuesta rápida.

Si tienes un proyecto de desarrollo web en mente ponte en contacto con nosotros, ¡podemos ayudarte a que el lanzamiento sea un éxito!